De Belastingdienst heeft vragen beantwoord over reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen die zijn gesteld op een jaarcongres voor softwareontwikkelaars en salarisprofessionals.

De vragen en antwoorden gerelateerd aan de vaste werkplek luiden als volgt.

1. Vraag (V): Soms kan een werkgever vooraf niet bepalen hoeveel dagen een werknemer naar een klant zal reizen in een kalenderjaar. Als de werkgever aanneemt dat de werknemer minder dan 40 keer de klant bezoekt, ontvangt de werknemer een thuiswerkvergoeding. Achteraf blijkt dat hij de klant toch vaker dan 40 keer bezocht heeft. Moet er dan nacalculatie plaatsvinden?
   
   Antwoord (A): Van een vaste werkplek is sprake wanneer een werknemer minimaal 40 dagen in een kalenderjaar naar die plek reist. Als achteraf blijkt dat geen sprake was van een vaste werkplek of juist wel sprake was van een vaste werkplek, dan moet de werkgever dit corrigeren in de aangifte loonheffingen.
   
   is de werkgever uitgegaan van minder dan 40 dagen en heeft hij op dezelfde dag een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding verstrekt, dan kan hij op één van beide vergoedingen de gerichte vrijstelling toepassen. De andere vergoeding neemt hij op in de vrije ruimte.
   
   De werkgever kan een reiskostenvergoeding ook achteraf betalen, zodat een correctie niet nodig is. Op deze manier is er meer zekerheid dat de werknemer de 40-dagengrens niet overschrijdt.
2. V: Een werkgever gaat ervan uit dat een werknemer 30 dagen naar een klant reist. Dit is dus geen vaste werkplek. Door een nieuwe klus op het einde van het jaar bij dezelfde klant worden het 42 dagen. Er is nu wel sprake van een vaste werkplek. Moeten de oude aangiften dan worden aangepast? Correctieberichten? Of zijn de aangiften juist op basis van de veronderstelling op dat moment?
   
   A: Zie het antwoord op vraag 1.
3. V: Wordt bij het bepalen van de gewerkte dagen bij de 128-dagenregeling rekening gehouden met verlof?
   
   A: Bij de 128-dagenregeling is ermee rekening gehouden dat de werknemer een aantal dagen niet werkt, zoals verlof, ziekte, cursus, enzovoorts. Als de werknemer 128 dagen werkt, mag de werkgever voor de vergoeding uitgaan van 214 dagen.
4. V: Hoe gaat een werkgever om met een OV-abonnement in combinatie met thuiswerken?
   
   A: De gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding geldt niet als de werknemer op dezelfde dag zijn OV-abonnement gebruikt om naar een vaste werkplek te gaan.
5. V: Hoe past een werkgever de 128-dagenregeling toe als een werknemer 1 dag per week werkt?
   
   A: Voor de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en voor de gerichte vrijstelling voor reiskosten geldt de 128-dagenregeling. Als een werknemer 1 dag per week werkt, dan is de norm 1/5 van 128 dagen om te toetsen aan de 128-dagenregeling.
   
   Bij minimaal 26 dagen thuiswerken per kalenderjaar voldoet de werknemer aan de norm van de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding. De werkgever mag dan een thuiswerkvergoeding geven alsof de werknemer 1/5 x 214 = 43 dagen per kalenderjaar thuiswerkt.
   
   Ook voor de vaste reiskostenvergoeding geldt een gerichte vrijstelling als de werknemer minimaal 26 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist. De werkgever mag dan een reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 1/5 x 214 = 43 dagen per kalenderjaar reist naar een vaste werkplek.
   
   De werkgver mag voor dezelfde werkdag niet tegelijkertijd de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor reiskosten naar de vaste werkplek toepassen.
6. V: Deze vraag gaat over de vaste werkplek. Als een werkgever op dezelfde dag een thuiswerk- en reiskostenvergoeding geeft, geldt maar voor 1 vergoeding een gerichte vrijstelling. Geldt dit ook voor ambulante werknemers en uitzendkrachten?
   
   A: Voor ambulante werknemers en uitzendkrachten gelden dezelfde regels.
7. V: Hoe toetst een werkgever of een werknemer thuiswerkt of op kantoor? Bijvoorbeeld als een werknemer ook privé rijdt in een auto van de zaak of een OV-maandkaart heeft.
   
   A: De werkgever moet toezien op een juiste toepassing van de regeling. Hij zal zijn administratie zo moeten inrichten dat hij dat kan toetsen.
8. V: Een werknemer rijdt in een auto van de zaak en hiervoor geldt de bijtelling. Mag de werkgever per thuiswerkdag € 2 geven en is dit gericht vrijgesteld?
   
   A: De thuiswerkvergoeding is gericht vrijgesteld, als de werknemer op diezelfde dag de ter beschikking gestelde auto niet gebruikt om te reizen naar een vaste werkplek.

De Belastingdienst wijst er bij de beantwoording van de vragen op dat werkgevers voor specifieke of afwijkende situaties een vooroverleg met de Belastingdienst kunnen aanvragen via het formulier ‘Verzoek Vooroverleg’ of door een brief te sturen. Op het congres zijn ook vragen beantwoord over het arbeidsvoorwaardenbedrag en de gedifferentieerde premie Aof. De antwoorden hierop zijn te vinden op het Forum salaris van de Belastingdienst.

Lees ook de thema’s Fiscale aspecten van de werkkamer thuis en De werkkostenregeling: gerichte vrijstellingen en eindheffingen.

Bron: Belastingdienst