Wijs loon tijdig aan in vrije ruimte, niet pas in bezwaar/beroep

U mag als werkgever een aantal loonbestanddelen onderbrengen in de werkkostenregeling. U moet deze loonbestanddelen dan wel op tijd aanwijzen. Dit is, naar het oordeel van de Hoge Raad, meer mogelijk als al sprake is van bezwaar en beroep.

Vrije ruimte

Administratie

Met toepassing van de werkkostenregeling (WKR) kunt u vergoedingen aan uw werknemers, onder voorwaarden, onbelast uitbetalen. U moet deze vergoedingen dan wel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Als u in een jaar niet meer dan de vrije ruimte aanwijst als eindheffingsloon, betalen zowel u als uw werknemers geen belasting. Alleen als u over de vrije ruimte heen schiet, moet u 80% eindheffing afdragen.

Let op! De vrije ruimte in de WKR bedraagt in 2024, 1,92% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen die u kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat u vergoedingen niet als eindheffingsloon kunt aanwijzen als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Niet alleen de vergoeding zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via de eindheffing voor uw rekening neemt.

Discussie met de Belastingdienst

Over de gebruikelijkheidstoets kan discussie met de Belastingdienst ontstaan. Dit ondervond ook een werkgever die aan werknemers en ex-werknemers een financiële compensatie betaald na wijziging van het pensioenstelsel. De compensatie liep uiteen van € 500 tot bijna € 190.000 per werknemer en bedroeg gemiddeld per werknemer ruim € 26.000. De werkgever wilde de compensatie aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte, maar de Belastingdienst vond dit niet gebruikelijk en ging niet akkoord.

De werkgever wees vervolgens tot een bedrag van € 2.400 per werknemer aan in de vrije ruimte en verloonde het restant voor elke werknemer individueel als loon onder inhouding van loonheffing. Het bedrag van € 2.400 was niet toevallig gekozen. Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst namelijk in ieder geval als gebruikelijk beschouwd.

Aanwijzen in bezwaar of beroep is te laat

De werkgever ging vervolgens in bezwaar en daarna in beroep bij de rechter. De werkgever wilde namelijk alsnog het gehele bedrag van de compensatie aanwijzen in de vrije ruimte, dus ook het bedrag boven € 2.400.

De Hoge Raad oordeelde dat aanwijzing in de vrije ruimte echter niet meer mogelijk was. Dit had de werkgever moeten doen vóór het moment dat het loon genoten werd (in casu vóór het moment van uitbetalen). Nu de werkgever op dat moment alleen tot een bedrag van € 2.400 had aangewezen in de vrije ruimte, kon de werkgever dat niet meer in bezwaar of beroep herstellen.

Hoe dan wel handelen?

De Hoge Raad gaf nog wel aanwijzingen hoe een werkgever in een vergelijkbare situatie had kunnen handelen. Het is namelijk mogelijk om een vergoeding als eindheffingsloon in de vrije ruimte aan te wijzen én tegelijkertijd loonbelasting in te houden. Wilt u een discussie met de Belastingdienst over het al dan niet kunnen aanwijzen in de vrije ruimte aan de rechter voorleggen? Dan moet u de vergoeding dus in ieder geval aanwijzen in de vrije ruimte. Om naheffingen met belastingrente en eventueel boete te voorkomen, is het verstandig om tegelijkertijd dan ook al loonbelasting in te houden en af te dragen.